Fatture elettroniche e documenti passivi pronti per la contabilità

SDI Smart Import: fatture elettroniche e documenti passivi in Danea Domustudio

SDI Smart Import semplifica l’importazione delle fatture elettroniche in Danea Domustudio, automatizzando l’acquisizione, l’organizzazione e la conversione dei file ricevuti tramite PEC o altri canali compatibili.

I file XML vengono inseriti in un flusso strutturato e predisposti per l’importazione in Danea Domustudio, riducendo le operazioni manuali necessarie per lavorare singolarmente ogni documento.

Il servizio può elaborare anche documenti passivi non provenienti dallo SdI, come proforma, modelli F24, cedolini, prospetti relativi agli stipendi e altri giustificativi collegati alle uscite del conto corrente condominiale.

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SDI Smart Import per fatture elettroniche e documenti passivi in Danea Domustudio

Cos’è SDI Smart Import

SDI Smart Import è una soluzione dedicata agli studi di amministrazione condominiale che utilizzano Danea Domustudio e desiderano rendere più rapido il flusso dei documenti passivi verso la contabilità.

Per le fatture elettroniche, il servizio automatizza parte del percorso che porta il file XML ricevuto fino alla sua preparazione per l’importazione nel gestionale.

Il sistema può inoltre elaborare documenti che non transitano dal Sistema di Interscambio, permettendo allo Studio di gestire in modo più ordinato anche proforma, modelli F24, documentazione relativa agli stipendi e altri giustificativi di spesa.

L’obiettivo non è sostituire Danea Domustudio, ma rendere più rapido, ordinato e controllabile il processo preliminare di acquisizione, organizzazione ed elaborazione dei documenti contabili.

Il problema: fatture e documenti passivi richiedono molte operazioni manuali

Uno Studio che amministra numerosi condomìni può ricevere ogni mese un elevato volume di fatture elettroniche, proforma, modelli F24, documenti relativi agli stipendi e altri giustificativi collegati alle uscite dei conti condominiali.

Quando questi documenti devono essere individuati, scaricati, controllati e predisposti singolarmente, il personale è costretto a ripetere numerose operazioni manuali.

Elevato numero di documenti

Più aumenta il numero dei condomìni gestiti, maggiore diventa la quantità di fatture e giustificativi da acquisire e organizzare.

Operazioni ripetitive

Download, controllo e preparazione dei singoli file richiedono tempo e continui interventi manuali.

Formati differenti

Fatture XML, PDF, proforma, F24 e prospetti possono arrivare attraverso canali e formati diversi.

Come funziona SDI Smart Import

1. Analisi dei canali

Vengono verificate le modalità con cui lo Studio riceve fatture elettroniche e altri documenti passivi.

2. Configurazione

Il flusso viene configurato previa autorizzazione del cliente e verifica dei requisiti tecnici.

3. Acquisizione dei documenti

XML, allegati e documenti extra-SDI vengono acquisiti e inseriti nel flusso operativo Administraced.

4. Organizzazione

I documenti vengono raccolti e ordinati per rendere più semplice la successiva lavorazione.

5. Elaborazione

Le fatture elettroniche vengono convertite e gli altri documenti passivi vengono predisposti per il processo contabile previsto.

6. Controllo dello Studio

Il personale autorizzato mantiene la supervisione sui documenti e sulle successive registrazioni contabili.

Importazione di più documenti attraverso un flusso strutturato

Uno dei principali vantaggi di SDI Smart Import è la possibilità di organizzare più fatture e documenti passivi all’interno dello stesso processo, riducendo la necessità di ripetere le medesime operazioni per ogni singolo file.

Il servizio permette allo Studio di abbreviare i tempi dedicati al download, alla preparazione e alla gestione preliminare della documentazione contabile.

Il gestionale rimane lo stesso: SDI Smart Import rende più rapido il percorso che porta fatture e documenti passivi fino alla contabilità Danea.

Gestione dei documenti passivi extra-SDI

SDI Smart Import può elaborare anche documenti contabili e giustificativi che non transitano dal Sistema di Interscambio.

Rientrano in questa categoria le fatture proforma, i modelli F24, i cedolini e i prospetti relativi agli stipendi, oltre agli altri documenti collegati a movimentazioni in uscita sul conto corrente del condominio.

In questo modo lo Studio può gestire, all’interno di un flusso più ordinato, non solo le fatture elettroniche, ma anche gli altri documenti passivi necessari per mantenere aggiornata e completa la contabilità condominiale.

Fatture proforma

Documenti preliminari o richieste di pagamento non trasmesse tramite il Sistema di Interscambio.

Modelli F24

Modelli di pagamento collegati agli adempimenti fiscali e alle uscite del condominio.

Stipendi e cedolini

Cedolini, prospetti paga e documentazione relativa ai costi del personale condominiale.

Altri giustificativi

Documenti contabili collegati a movimentazioni passive e pagamenti effettuati dal conto corrente condominiale.

Gestione personalizzata delle eccezioni

Non tutte le fatture elettroniche presentano dati organizzati nello stesso modo. In particolare, alcuni fornitori di energia, acqua, gas o servizi multiservizio possono produrre XML con informazioni poco leggibili o non adatte al processo contabile adottato dallo Studio.

SDI Smart Import consente di inserire la partita IVA del fornitore in un elenco di eccezioni.

Le fatture di quel fornitore vengono così separate dal flusso standard e indirizzate verso un metodo di lavorazione differente.

Eccezione per partita IVA

Il fornitore può essere identificato attraverso la propria partita IVA e inserito tra le eccezioni.

Separazione dal flusso standard

Le relative fatture vengono escluse dalla procedura ordinaria di conversione.

Lavorazione alternativa

Il documento può essere indirizzato verso il processo più adatto alle caratteristiche della fattura.

Integrazione con la Contabilità automatica con AI

Quando nell’XML è presente un allegato utilizzabile, il documento può essere estratto e indirizzato al servizio di Contabilità automatica con AI .

La Contabilità automatica con AI può inoltre essere utilizzata per elaborare i documenti passivi extra-SDI acquisiti attraverso il flusso concordato con lo Studio.

In questo modo è possibile adottare un processo differenziato in base alle caratteristiche del singolo documento.

Fatture XML compatibili

Gli XML compatibili vengono acquisiti, organizzati e predisposti per il flusso di importazione in Danea Domustudio.

Fatture complesse

Le fatture inserite tra le eccezioni possono seguire il processo di Contabilità automatica con AI quando è presente un allegato idoneo.

Documenti extra-SDI

Proforma, F24, documenti relativi agli stipendi e altri giustificativi possono essere elaborati nel flusso contabile concordato.

Particolarmente utile per documenti ricorrenti

SDI Smart Import è particolarmente indicato per gli studi che ricevono numerose fatture e documenti periodici relativi alle attività ordinarie dei condomìni.

Utenze energetiche

Fatture ricorrenti relative a energia elettrica, gas e altri servizi energetici.

Acqua e servizi comuni

Documenti riferiti a consumi, forniture idriche e servizi periodici del condominio.

Fornitori multiservizio

Fatture che contengono numerose voci, descrizioni o ripartizioni difficili da interpretare.

Manutenzioni periodiche

Documenti relativi ad ascensori, impianti, pulizie e altri contratti ricorrenti.

Pagamenti fiscali e personale

F24, cedolini e prospetti collegati alle uscite periodiche del conto condominiale.

Flussi ancora manuali

La soluzione è indicata quando download e preparazione dei documenti richiedono numerosi interventi ripetitivi.

Vantaggi per lo Studio

Efficienza operativa

riduzione delle attività manuali ripetitive;
meno tempo dedicato al download dei documenti;
gestione più rapida di elevati volumi di file;
preparazione di più documenti nello stesso flusso;
più tempo per verifiche e attività a maggiore valore.

Completezza del processo

gestione delle fatture elettroniche XML;
elaborazione di documenti passivi extra-SDI;
regole personalizzabili per singolo fornitore;
integrazione con Danea Domustudio;
collegamento con la Contabilità automatica con AI;
supervisione finale mantenuta dallo Studio.

Benefici per i condòmini

L’automazione del flusso dei documenti passivi consente allo Studio di lavorare in modo più rapido e ordinato, con benefici indiretti anche per i condòmini.

Contabilità più tempestiva

Fatture e altri documenti passivi possono essere predisposti e lavorati con maggiore rapidità.

Meno dimenticanze

Un flusso strutturato riduce il rischio che documenti importanti vengano trascurati.

Più tempo per i controlli

Lo Studio può dedicare meno tempo alle operazioni ripetitive e più attenzione alle verifiche contabili.

A chi è rivolto SDI Smart Import

Studi di amministrazione condominiale

studi che utilizzano Danea Domustudio;
amministratori che gestiscono numerosi condomìni;
clienti che ricevono fatture tramite PEC;
studi con elevati volumi di file XML;
studi che gestiscono numerosi documenti passivi extra-SDI;
organizzazioni con processi ancora manuali.

Clienti Administraced

studi che utilizzano la Contabilità automatica con AI;
clienti che gestiscono fornitori multiservizio;
studi con numerose utenze condominiali;
studi che elaborano proforma, F24 e documenti del personale;
clienti che necessitano di eccezioni personalizzate.

Configurazione e verifica preliminare

Prima dell’attivazione viene verificata la compatibilità del servizio con il flusso operativo e con l’infrastruttura utilizzata dallo Studio.

La configurazione può riguardare la modalità di ricezione delle fatture, la casella PEC, i canali utilizzati per i documenti extra-SDI, il numero dei condomìni da attivare, la versione del gestionale e gli eventuali fornitori da inserire tra le eccezioni.

Accessi e credenziali vengono utilizzati esclusivamente previa autorizzazione del cliente e secondo le modalità tecniche concordate.

Cosa non comprende il servizio

SDI Smart Import riguarda l’acquisizione, l’organizzazione e l’elaborazione preliminare di fatture elettroniche e documenti passivi destinati al flusso contabile dello Studio.

Il servizio non comprende:

l’emissione delle fatture elettroniche;
la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio;
la conservazione digitale a norma;
la consulenza fiscale o del lavoro;
la predisposizione o la trasmissione dei modelli F24;
l’elaborazione delle paghe o dei cedolini;
la sostituzione del gestionale Danea Domustudio;
il controllo definitivo della correttezza contabile;
la garanzia che ogni XML contenga un allegato PDF utilizzabile.

Servizi collegati

SDI Smart Import può essere integrato con altri servizi Administraced dedicati alla contabilità e all’automazione dello Studio.

Per informazioni generali sulla fatturazione elettronica è possibile consultare il sito ufficiale dell’ Agenzia delle Entrate .

Domande frequenti su SDI Smart Import

Che cos’è SDI Smart Import?

È un servizio Administraced che acquisisce, organizza ed elabora fatture elettroniche e documenti passivi, predisponendoli per il flusso contabile utilizzato con Danea Domustudio.

Quali documenti extra-SDI possono essere elaborati?

Il servizio può elaborare fatture proforma, modelli F24, cedolini, prospetti relativi agli stipendi e altri giustificativi collegati alle movimentazioni in uscita sul conto corrente condominiale.

SDI Smart Import elabora paghe o modelli F24?

No. Il servizio acquisisce ed elabora i documenti già predisposti, ma non effettua il calcolo delle paghe, la produzione dei cedolini o la predisposizione e trasmissione dei modelli F24.

Il servizio emette o invia fatture elettroniche?

No. SDI Smart Import riguarda le fatture e i documenti ricevuti e non comprende l’emissione o la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio.

SDI Smart Import sostituisce Danea Domustudio?

No. Il servizio non sostituisce il gestionale, ma prepara e organizza i documenti per rendere più efficiente il flusso verso Danea Domustudio.

Come vengono ricevute le fatture e gli altri documenti?

Il flusso può essere configurato tramite PEC, email o altro canale compatibile, previa autorizzazione dello Studio e verifica tecnica.

È possibile gestire più documenti nello stesso processo?

Sì. Il servizio è progettato per organizzare più XML e documenti passivi all’interno di un flusso strutturato, riducendo le operazioni ripetitive sui singoli file.

Come funzionano le eccezioni per fornitore?

La partita IVA del fornitore può essere inserita tra le eccezioni. Le relative fatture vengono separate dal flusso standard e indirizzate verso il metodo di lavorazione concordato.

È sempre possibile estrarre un allegato dall’XML?

No. L’estrazione è possibile soltanto quando la fattura elettronica contiene effettivamente un allegato utilizzabile.

SDI Smart Import si integra con la Contabilità automatica con AI?

Sì. Le fatture escluse dal flusso standard e i documenti extra-SDI compatibili possono essere indirizzati al processo di Contabilità automatica con AI.

Il servizio comprende la conservazione digitale a norma?

No. La conservazione a norma deve essere gestita attraverso il fornitore o il servizio scelto dal cliente.

Quanto costa SDI Smart Import?

Il costo è di 40 euro all’anno per ogni condominio attivato.

È necessaria una verifica tecnica preliminare?

Sì. Prima dell’attivazione vengono verificati i canali di ricezione, la configurazione dello Studio e la compatibilità con il flusso operativo utilizzato.

Vuoi semplificare la gestione dei documenti passivi?

Scopri come SDI Smart Import può rendere più rapido il flusso di fatture elettroniche, proforma, F24, documenti relativi agli stipendi e altri giustificativi destinati alla contabilità Danea.

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Administraced S.r.l.