Protezione dei dati personali

Privacy Policy

Informazioni sul trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito www.administraced.com, interagiscono con i moduli, i commenti, i contenuti e i servizi digitali presentati da Administraced S.r.l.

Ultimo aggiornamento: 29 luglio 2026

In questa pagina sono riportate le informazioni relative al trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito www.administraced.com o interagiscono con i servizi, i moduli, i commenti e i contenuti presenti sul sito.

La presente informativa è resa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e descrive le tipologie di dati trattati, le finalità, le basi giuridiche, i tempi di conservazione, i soggetti coinvolti, i servizi di terze parti utilizzati, le informazioni relative ai servizi digitali e basati su intelligenza artificiale e i diritti degli interessati.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Administraced S.r.l.
Sede legale: Viale Medaglie d’Oro, 59/A, 41124 Modena (MO), Italia
Codice fiscale e Partita IVA: 03808420362
PEC: administraced@pec.it
Email: info@administraced.com
Telefono: +39 059 306035
Sito web:

Home

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, l’interessato può contattare Administraced S.r.l. all’indirizzo info@administraced.com.

2. Ambito di applicazione della presente informativa

La presente Privacy Policy si applica al sito www.administraced.com e ai trattamenti connessi alla navigazione, all’invio di richieste tramite moduli, alla consultazione degli articoli, all’inserimento di commenti, all’interazione con contenuti incorporati e alla richiesta di informazioni sui servizi offerti da Administraced S.r.l.

La presente informativa non si applica a siti web, piattaforme o servizi esterni raggiungibili tramite link presenti sul sito. Tali soggetti operano secondo proprie informative privacy e proprie condizioni di utilizzo.

Per i servizi digitali, gestionali e di intelligenza artificiale offerti o commercializzati da Administraced S.r.l. a studi di amministrazione condominiale, aziende, professionisti o altri clienti, le modalità di trattamento possono essere disciplinate anche da specifici contratti, allegati privacy, informative dedicate, allegati tecnici, istruzioni operative e accordi di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

Quando Administraced S.r.l. opera direttamente come studio di amministrazione condominiale e tratta dati di condòmini, residenti, fornitori o soggetti collegati ai condomìni amministrati, possono essere fornite informative privacy specifiche e distinte rispetto alla presente informativa del sito.

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo:

  • indirizzo IP o altri identificativi tecnici del dispositivo utilizzato;
  • indirizzi URI delle risorse richieste;
  • orario della richiesta;
  • metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server;
  • codice di stato della risposta fornita dal server;
  • dimensione del file ottenuto in risposta;
  • parametri relativi al browser, al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente;
  • dati tecnici necessari alla sicurezza, alla manutenzione e al corretto funzionamento del sito.

Tali dati sono utilizzati per consentire la navigazione, garantire la sicurezza del sito, verificare il corretto funzionamento dei servizi, prevenire usi illeciti e accertare eventuali responsabilità in caso di attacchi informatici o condotte dannose.

3.2 Dati forniti volontariamente tramite moduli

Il sito contiene moduli di contatto e richiesta informazioni realizzati anche tramite plugin WPForms. Attraverso tali moduli possono essere raccolti dati personali forniti volontariamente dall’utente, tra cui:

  • nome e cognome;
  • ragione sociale, denominazione dello studio o dell’azienda;
  • indirizzo email;
  • numero di telefono;
  • ruolo, qualifica professionale o tipologia di richiesta;
  • dati relativi alla richiesta inviata;
  • eventuali informazioni inserite liberamente nel campo messaggio;
  • eventuali file allegati, quando previsti dal modulo.

I moduli presenti sul sito possono riguardare, a titolo esemplificativo, richieste di demo, preventivi, contatti da parte di amministratori condominiali, assistenza condòmini, area fornitori, candidature o richieste generiche di informazioni.

3.3 Dati relativi ai commenti agli articoli

Se l’utente utilizza la funzione commenti presente sotto gli articoli del blog, possono essere trattati i dati inseriti nel modulo commenti, quali nome, indirizzo email, sito web eventualmente indicato, contenuto del commento, indirizzo IP e user agent del browser.

Tali dati sono trattati per consentire la pubblicazione, la moderazione, la gestione tecnica e la prevenzione di utilizzi abusivi o illeciti della funzione commenti.

3.4 Dati relativi a candidature e collaborazioni

In caso di invio di curriculum vitae, candidature spontanee o richieste di collaborazione, Administraced S.r.l. tratta i dati personali contenuti nella candidatura e negli eventuali allegati esclusivamente per finalità di selezione, valutazione del profilo e gestione di eventuali contatti successivi.

L’utente è invitato a non inserire nel curriculum dati non pertinenti o eccedenti rispetto alla finalità di selezione, salvo che tali informazioni siano strettamente necessarie in relazione alla posizione o collaborazione richiesta.

3.5 Dati relativi a servizi digitali, gestionali e servizi AI

Il sito può contenere informazioni, pagine di presentazione, video, moduli di richiesta demo o richieste commerciali relative a servizi digitali, gestionali e a servizi basati anche su intelligenza artificiale.

Tra i servizi descritti o commercializzati possono rientrare, a titolo esemplificativo, automazioni contabili, riconciliazioni bancarie, controllo di gestione, pannelli operativi, servizi di postalizzazione, sistemi di assistenza digitale, orchestratori multi-agente, OlivIA® 2.0, OlivIA® Cally e ulteriori soluzioni sviluppate, integrate o commercializzate da Administraced S.r.l.

Quando tali servizi vengono attivati a favore di clienti o studi di amministrazione condominiale, i trattamenti effettivi sono disciplinati dalla documentazione contrattuale e privacy applicabile al singolo servizio, inclusi eventuali accordi di nomina a responsabile del trattamento, informative dedicate per gli interessati coinvolti, allegati tecnici e istruzioni operative.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità e sulle basi giuridiche di seguito indicate.

Finalità Dati trattati Base giuridica
Navigazione e funzionamento tecnico del sito Dati di navigazione, log tecnici, cookie tecnici Legittimo interesse del titolare e necessità tecnica di erogazione del servizio richiesto dall’utente
Sicurezza informatica, prevenzione abusi e protezione del sito Dati di navigazione, indirizzo IP, log di sicurezza Legittimo interesse del titolare alla sicurezza dei sistemi e alla tutela dei propri diritti
Risposta a richieste inviate tramite moduli di contatto, demo o preventivo Dati identificativi, contatti, dati aziendali o professionali, contenuto della richiesta Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato
Gestione richieste di assistenza condòmini o residenti Dati identificativi, contatti, contenuto della richiesta, dati relativi al condominio se forniti Esecuzione della richiesta dell’interessato, legittimo interesse o adempimento di obblighi contrattuali, secondo il caso concreto
Gestione fornitori, collaborazioni e comunicazioni commerciali B2B Dati identificativi, contatti, dati aziendali o professionali, contenuto della comunicazione Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, legittimo interesse nei rapporti B2B
Gestione candidature e selezione del personale o di collaboratori Dati contenuti in CV, candidatura, allegati e comunicazioni Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato
Pubblicazione e moderazione dei commenti agli articoli Nome, email, contenuto del commento, IP, user agent Consenso dell’utente e legittimo interesse alla moderazione, alla sicurezza del sito e alla prevenzione di abusi
Statistiche sull’utilizzo del sito Dati di navigazione e dati raccolti tramite Google Analytics, secondo configurazione cookie Consenso dell’utente, quando richiesto dalla normativa e dalla configurazione del servizio
Visualizzazione di mappe, video e contenuti di terze parti Dati tecnici trasmessi ai fornitori terzi quando il contenuto viene attivato Consenso dell’utente tramite banner cookie, preferenze o segnaposto del servizio
Gestione di richieste relative a servizi AI, demo, preventivi e informazioni commerciali Dati identificativi, contatti, dati professionali, contenuto della richiesta, informazioni sul servizio richiesto Esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato; legittimo interesse nei rapporti B2B
Adempimenti di legge, fiscali, contabili o amministrativi Dati necessari all’adempimento dell’obbligo applicabile Obbligo legale
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto Dati necessari alla tutela del diritto Legittimo interesse del titolare e tutela giudiziale o stragiudiziale dei diritti

I dati raccolti tramite il sito non sono utilizzati per processi decisionali automatizzati idonei a produrre effetti giuridici sull’interessato o a incidere significativamente sulla sua persona ai sensi dell’articolo 22 GDPR.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, strumenti organizzativi interni, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.

Administraced S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate a ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita, distruzione, modifica, divulgazione non autorizzata o trattamento non conforme dei dati personali.

I dati personali sono trattati da soggetti autorizzati da Administraced S.r.l. e, quando necessario, da fornitori esterni formalmente incaricati o nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

6. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati di navigazione è necessario per consentire il funzionamento tecnico del sito.

Il conferimento dei dati richiesti nei moduli di contatto, demo, preventivo, assistenza, candidatura o area fornitori è necessario per consentire ad Administraced S.r.l. di gestire e riscontrare la richiesta inviata dall’utente.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori richiesti nei moduli può impedire l’invio della richiesta o la successiva gestione della stessa.

Il conferimento dei dati per cookie statistici, mappe, video e altri servizi di terze parti soggetti a consenso è facoltativo. In mancanza di consenso, tali servizi potrebbero non essere disponibili o non essere caricati nella pagina.

7. Cookie e altri strumenti di tracciamento

Il sito www.administraced.com utilizza cookie e tecnologie analoghe per garantire il corretto funzionamento delle pagine, gestire le preferenze dell’utente, raccogliere statistiche sull’utilizzo del sito e, previo consenso, attivare contenuti e servizi forniti da terze parti.

La gestione del consenso è effettuata tramite il plugin Complianz, che consente all’utente di accettare, rifiutare o configurare le proprie preferenze relative alle diverse categorie di cookie e servizi.

In base alla configurazione del sito, Administraced S.r.l. utilizza o può utilizzare:

  • WordPress, per il funzionamento tecnico del sito e dei commenti agli articoli;
  • Complianz, per la gestione e memorizzazione delle preferenze cookie;
  • Google Analytics, per statistiche sull’utilizzo del sito, previo consenso quando richiesto;
  • Google Tag Manager, per la gestione tecnica dei tag e degli script collegati;
  • Google Maps, per la visualizzazione di mappe incorporate, previo consenso quando richiesto;
  • YouTube, per la visualizzazione di video incorporati, previo consenso quando richiesto;
  • Google Fonts, se effettivamente richiamato dal sito o da componenti esterni;
  • WPForms, per la gestione dei moduli presenti sul sito.

I cookie tecnici e funzionali possono essere utilizzati senza il consenso dell’utente, nei limiti previsti dalla normativa vigente. I cookie statistici non assimilabili ai tecnici, i servizi di terze parti e gli strumenti di marketing o tracciamento vengono caricati solo secondo le preferenze espresse dall’utente tramite il banner di consenso.

L’elenco aggiornato dei cookie, dei servizi, delle finalità, dei fornitori e dei tempi di conservazione è disponibile nella Cookie Policy generata e gestita tramite Complianz.

L’utente può modificare o revocare in qualsiasi momento le preferenze espresse utilizzando il banner di consenso o il comando di gestione delle preferenze cookie disponibile sul sito.

8. Servizi di terze parti utilizzati dal sito

Il sito può integrare servizi forniti da terze parti. Tali servizi possono comportare la trasmissione di dati tecnici, inclusi indirizzo IP, dati del browser, identificativi cookie o informazioni sull’interazione con il contenuto, secondo la configurazione adottata e le scelte di consenso dell’utente.

8.1 Google Analytics e Google Site Kit

Il sito utilizza o può utilizzare Google Analytics, anche tramite Google Site Kit, per ottenere statistiche sull’utilizzo del sito, sulle pagine visitate e sulle interazioni degli utenti. L’attivazione dei cookie statistici avviene secondo la configurazione del banner di consenso.

8.2 Google Tag Manager

Il sito può utilizzare Google Tag Manager per gestire in modo centralizzato tag e script collegati ai servizi statistici o tecnici. Google Tag Manager non sostituisce il consenso dell’utente e deve essere configurato in modo coerente con le preferenze espresse tramite il banner cookie.

8.3 Google Maps

Il sito incorpora mappe Google Maps per facilitare la localizzazione delle sedi o dei riferimenti territoriali di Administraced S.r.l. Le mappe possono essere bloccate fino al consenso dell’utente e mostrate tramite apposito segnaposto.

8.4 YouTube

Il sito può incorporare video pubblicati su YouTube. I contenuti video possono essere bloccati fino al consenso dell’utente e attivati solo a seguito della scelta espressa tramite il banner o il relativo segnaposto.

8.5 Google Fonts

Il sito può utilizzare Google Fonts per la visualizzazione dei caratteri tipografici. Quando possibile, Administraced S.r.l. privilegia il caricamento locale dei font per ridurre le richieste verso servizi esterni. Qualora i font siano caricati da server Google o da componenti esterni, il trattamento avviene secondo la documentazione privacy del relativo fornitore.

8.6 WPForms

Il sito utilizza WPForms per la gestione dei moduli di contatto, richiesta demo, richiesta preventivo, assistenza, candidature o comunicazioni analoghe. I dati inseriti nei moduli sono utilizzati per rispondere alla richiesta dell’utente e per le finalità indicate nella presente informativa.

9. Comunicazione dei dati e destinatari

I dati personali possono essere trattati da personale autorizzato di Administraced S.r.l. e da fornitori esterni che prestano servizi tecnici, informatici, amministrativi, statistici, commerciali o di comunicazione.

In particolare, il sito utilizza o può utilizzare:

  • Aruba S.p.A., per dominio, hosting, posta elettronica e infrastruttura tecnica;
  • Google Ireland Limited e società del gruppo Google, per servizi quali Google Analytics, Google Tag Manager, Google Maps, YouTube, Google Fonts e Google Site Kit, nei limiti della configurazione effettiva;
  • Complianz, per la gestione del consenso cookie e la generazione della Cookie Policy;
  • WPForms, per la gestione tecnica dei moduli presenti sul sito;
  • fornitori tecnologici eventualmente coinvolti nei servizi digitali, gestionali, telefonici o basati su intelligenza artificiale, secondo la documentazione contrattuale applicabile;
  • consulenti, professionisti, fornitori tecnici e soggetti incaricati nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive attività;
  • autorità pubbliche, enti o soggetti legittimati, nei casi previsti dalla legge.

I fornitori che trattano dati personali per conto di Administraced S.r.l. sono nominati, quando necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

I dati personali non sono diffusi, salvo che ciò sia imposto da un obbligo di legge o reso necessario da specifiche funzionalità richieste dall’utente, come la pubblicazione volontaria di un commento.

10. Trasferimenti di dati verso Paesi extra SEE

Alcuni servizi utilizzati dal sito, in particolare servizi riconducibili a Google o ad altri fornitori tecnologici internazionali, possono comportare trasferimenti o accessi a dati personali da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

Tali trasferimenti, quando presenti, avvengono nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di strumenti giuridici applicabili, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o ulteriori garanzie previste dalla normativa vigente.

Administraced S.r.l. verifica periodicamente la configurazione dei servizi utilizzati, le impostazioni di consenso e la documentazione privacy dei fornitori.

11. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per i tempi previsti da obblighi di legge o necessari alla tutela dei diritti del titolare.

Categoria di dati Periodo indicativo di conservazione
Dati di navigazione e log tecnici Per il tempo necessario alla sicurezza e al funzionamento del sito, di norma non oltre 90 giorni, salvo esigenze di accertamento di illeciti o tutela dei diritti
Dati inviati tramite moduli di contatto, demo o preventivo Per il tempo necessario a gestire la richiesta e gli eventuali successivi rapporti precontrattuali o contrattuali
Dati relativi a clienti, fornitori o rapporti contrattuali Per la durata del rapporto e successivamente secondo i termini civilistici, fiscali e contabili applicabili
Dati relativi a candidature Per il tempo necessario alla valutazione della candidatura e, salvo diverso consenso o obbligo, di norma non oltre 24 mesi
Commenti agli articoli Per il tempo di pubblicazione del commento o fino a richiesta di cancellazione, salvo esigenze di moderazione, sicurezza o tutela dei diritti
Cookie e preferenze di consenso Secondo i tempi indicati nella Cookie Policy generata da Complianz
Dati trattati per contenzioso o tutela dei diritti Per il tempo necessario alla gestione della controversia e secondo i termini di prescrizione applicabili
Dati trattati nell’ambito di servizi AI, automazioni o servizi digitali attivati per clienti Secondo quanto previsto dalla documentazione contrattuale e privacy applicabile al singolo servizio, dagli accordi di nomina e dalle istruzioni del cliente, salvo obblighi di legge o tutela dei diritti

I tempi sopra indicati possono variare quando la conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge, ordini dell’autorità, accertamento di responsabilità o difesa di un diritto.

12. Sicurezza dei dati

Administraced S.r.l. tratta i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente, adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, alterazione o divulgazione indebita.

Le misure adottate possono includere, a titolo esemplificativo, controllo degli accessi, gestione delle credenziali, aggiornamento dei sistemi, backup, protezione dell’infrastruttura, limitazione degli accessi ai soli soggetti autorizzati e utilizzo di fornitori tecnici qualificati.

Nessun sistema informatico può garantire sicurezza assoluta. In caso di violazione dei dati personali, Administraced S.r.l. adotterà le misure previste dalla normativa applicabile.

13. Servizi AI, automazioni digitali e trasparenza AI

Administraced S.r.l. può presentare, sviluppare, integrare, commercializzare o configurare servizi digitali, automazioni operative e soluzioni basate anche su intelligenza artificiale, destinate prevalentemente a studi di amministrazione condominiale, aziende, professionisti o soggetti interessati ai servizi offerti.

Le richieste inviate tramite il sito in relazione a tali servizi sono trattate per fornire informazioni, organizzare demo, predisporre preventivi, gestire contatti commerciali o avviare eventuali rapporti contrattuali.

Administraced S.r.l. può utilizzare strumenti digitali e, ove autorizzati internamente, strumenti di intelligenza artificiale generativa per supportare attività interne quali predisposizione di bozze di risposta, rielaborazione di testi, sintesi di richieste, organizzazione delle comunicazioni e gestione preliminare dei contatti ricevuti tramite il sito o altri canali commerciali.

L’utilizzo di tali strumenti avviene secondo criteri di minimizzazione, pertinenza, sicurezza e riservatezza. Administraced S.r.l. evita l’inserimento in strumenti AI generalisti o non specificamente autorizzati di dati personali non necessari, dati condominiali, dati bancari, dati contabili, credenziali, documenti riservati, categorie particolari di dati o ulteriori informazioni eccedenti rispetto alla finalità perseguita.

Gli strumenti AI eventualmente utilizzati per supporto interno non sono destinati ad assumere decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sugli interessati.

La semplice consultazione del sito www.administraced.com non comporta l’interazione diretta dell’utente con sistemi AI, né l’attivazione di trattamenti automatizzati sui dati personali degli utenti del sito diversi da quelli descritti nella presente informativa e nella Cookie Policy.

Quando un servizio AI viene attivato per un cliente, Administraced S.r.l. fornisce o mette a disposizione documentazione contrattuale e privacy applicabile al servizio specifico, nella quale possono essere indicati, secondo il caso concreto:

  • ruoli privacy delle parti;
  • ruoli connessi allo sviluppo, commercializzazione, configurazione o utilizzo del sistema AI;
  • finalità del trattamento;
  • categorie di dati trattati;
  • categorie di interessati coinvolti;
  • eventuali subfornitori tecnologici;
  • misure di sicurezza;
  • modalità operative del sistema;
  • limiti di utilizzo;
  • eventuali informative da rendere agli utenti finali;
  • modalità di controllo umano;
  • eventuali obblighi di trasparenza relativi all’interazione con sistemi automatizzati o basati su AI.

Quando un sistema AI è destinato a interagire direttamente con persone fisiche, Administraced S.r.l. adotta o richiede l’adozione di misure informative adeguate affinché l’utente sia informato, in modo chiaro e comprensibile, che sta interagendo con un sistema automatizzato o basato su intelligenza artificiale, quando ciò sia richiesto dalla normativa applicabile.

14. Interazioni automatizzate, output AI e controllo umano

Alcuni servizi digitali o basati su AI possono supportare lo studio o il cliente nella gestione di attività operative, documentali, contabili, comunicative o informative.

A seconda del servizio e della configurazione, i sistemi possono generare o predisporre:

  • risposte automatiche o semi-automatiche;
  • messaggi informativi o di primo livello;
  • ticket, segnalazioni o inoltri verso operatori umani;
  • classificazioni documentali;
  • organizzazione di allegati e documenti;
  • elaborazioni contabili o pre-contabili;
  • suggerimenti operativi o riepiloghi;
  • report, dashboard o indicatori gestionali;
  • trascrizioni vocali, se previste dal servizio attivato;
  • log tecnici o tracciamenti necessari alla sicurezza, alla verifica e al funzionamento del servizio.

L’utilizzo di tali sistemi non sostituisce, quando necessario, il controllo umano, la valutazione professionale, la responsabilità dello studio cliente o le decisioni degli operatori incaricati.

Le soluzioni AI e digitali commercializzate o configurate da Administraced S.r.l. non sono destinate, in quanto tali, a prendere decisioni completamente automatizzate idonee a produrre effetti giuridici sugli utenti del sito o a incidere significativamente sulla loro persona ai sensi dell’articolo 22 GDPR, salvo che una diversa funzionalità sia espressamente prevista, documentata e disciplinata nella specifica documentazione contrattuale e privacy del servizio.

15. OlivIA® 2.0, OlivIA® Cally e servizi vocali

Administraced S.r.l. può commercializzare, proporre o integrare soluzioni quali OlivIA® 2.0 e OlivIA® Cally nell’ambito dei servizi destinati a studi di amministrazione condominiale, aziende o soggetti interessati alla gestione digitale delle comunicazioni.

OlivIA® è una soluzione sviluppata da Kay Way S.r.l. e commercializzata anche in sinergia con Administraced S.r.l. Il relativo trattamento dei dati, quando il servizio viene attivato per un cliente, è disciplinato dalla documentazione contrattuale e privacy applicabile al servizio concretamente acquistato o configurato.

OlivIA® può utilizzare componenti tecnologiche di terzi per funzionalità vocali, tra cui servizi Microsoft Azure per elaborazioni di tipo speech-to-text e text-to-speech, cioè trasformazione della voce in testo e del testo in voce.

OlivIA® Cally può comportare, secondo la configurazione del servizio, l’utilizzo di voce, registrazioni, trascrizioni o dati relativi alle interazioni telefoniche.

Quando tali servizi sono utilizzati da studi di amministrazione condominiale, aziende o clienti terzi, i trattamenti dei dati personali relativi a condòmini, residenti, fornitori, operatori o altri soggetti coinvolti sono disciplinati da accordi e informative dedicate.

Le registrazioni, trascrizioni o informazioni vocali eventualmente trattate nell’ambito di servizi vocali o telefonici sono utilizzate esclusivamente per le finalità previste dal servizio e secondo le condizioni concordate con il cliente, salvo diversi obblighi di legge o esigenze di tutela dei diritti.

16. Automazioni contabili, orchestratori AI e sistemi interni

Administraced S.r.l. può sviluppare, commercializzare o configurare soluzioni gestionali, automazioni contabili, sistemi di analisi, pannelli operativi e orchestratori AI dedicati agli studi di amministrazione condominiale.

Tali soluzioni possono supportare attività quali lettura, classificazione, organizzazione o predisposizione di dati e documenti contabili, controllo dei flussi, analisi dei processi, gestione delle comunicazioni, instradamento delle richieste, supporto al controllo di gestione o coordinamento di più agenti software specializzati.

La consultazione delle pagine informative del sito non comporta l’attivazione di tali servizi, né il trattamento automatizzato dei dati personali dell’utente del sito.

Quando il servizio viene attivato per un cliente, le modalità di trattamento sono definite nella documentazione contrattuale e privacy applicabile, con particolare attenzione ai dati contabili, documentali, amministrativi, condominiali, tecnici e operativi trattati nell’ambito del servizio.

Eventuali output prodotti da sistemi interni di intelligenza artificiale, automazioni o orchestratori sono destinati a supportare processi gestionali, contabili o documentali e non sostituiscono il controllo professionale, amministrativo o umano quando richiesto dalla natura dell’attività.

17. Ruoli di Administraced S.r.l. rispetto ai sistemi AI

In relazione ai sistemi e servizi basati su intelligenza artificiale, Administraced S.r.l. può assumere ruoli diversi a seconda del servizio, della configurazione tecnica e del rapporto contrattuale.

Administraced S.r.l. può operare, secondo il caso concreto, come:

  • sviluppatore o fornitore della soluzione applicativa, quando sviluppa o mette a disposizione sistemi AI, automazioni o componenti applicative con proprio nome o marchio;
  • configuratore, integratore o manutentore tecnico di soluzioni digitali, software o sistemi AI;
  • commercializzatore o distributore, quando propone soluzioni sviluppate anche da partner o società collegate;
  • responsabile del trattamento, quando tratta dati personali per conto di un cliente sulla base di istruzioni documentate;
  • titolare del trattamento, quando determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento;
  • utilizzatore di strumenti AI di terzi per attività interne, editoriali, organizzative, tecniche o di supporto.

La qualificazione precisa del ruolo viene definita nella documentazione contrattuale e privacy applicabile al singolo servizio, tenendo conto del soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento, del soggetto che sviluppa o configura il sistema e del soggetto che lo utilizza operativamente.

Per maggiori informazioni sul Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, è possibile consultare il testo del Regolamento (UE) 2024/1689 .

18. Rapporti con Kay Way S.r.l. e altri partner tecnologici

Administraced S.r.l. può commercializzare, integrare o proporre servizi collegati a soluzioni sviluppate da Kay Way S.r.l. o da altri partner tecnologici.

Administraced S.r.l. e Kay Way S.r.l. sono soggetti giuridici distinti. Eventuali rapporti di collaborazione, commercializzazione, sviluppo, integrazione, supporto tecnico o gestione dei clienti sono regolati da specifici accordi tra le parti e, ove necessario, da accordi privacy dedicati.

Quando un servizio è erogato con il coinvolgimento di Kay Way S.r.l. o di altri fornitori, i ruoli privacy delle parti e le rispettive responsabilità vengono definiti in base al servizio concretamente attivato, alla documentazione contrattuale e alle attività effettivamente svolte.

19. Minori

Il sito e i servizi presentati sono rivolti principalmente a utenti maggiorenni, professionisti, aziende, amministratori condominiali, condòmini e soggetti interessati ai servizi di Administraced S.r.l.

Administraced S.r.l. non intende raccogliere tramite il sito dati personali di minori per finalità commerciali. Qualora un minore trasmetta dati personali tramite il sito, il titolare potrà cancellare tali dati ove non sussista una valida base giuridica per il trattamento.

20. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

  • diritto di accesso ai dati personali;
  • diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione dei dati incompleti;
  • diritto alla cancellazione dei dati;
  • diritto alla limitazione del trattamento;
  • diritto di opposizione al trattamento;
  • diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
  • diritto di revocare il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
  • diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati nei casi previsti dall’articolo 22 GDPR;
  • diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

Le richieste possono essere inviate a: info@administraced.com.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità: www.garanteprivacy.it .

21. Link esterni e contenuti di terzi

Il sito può contenere link verso siti, piattaforme, profili social o servizi di terze parti. Administraced S.r.l. non è responsabile delle modalità di trattamento dei dati personali effettuate da tali soggetti quando l’utente accede a siti o servizi esterni.

L’utente è invitato a consultare le informative privacy e le condizioni di utilizzo dei soggetti terzi prima di utilizzare i relativi servizi.

22. Proprietà intellettuale e contenuti del sito

I testi, le componenti grafiche, i video, le immagini, le animazioni, i loghi, i materiali informativi e più in generale i contenuti presenti sul sito sono di proprietà di Administraced S.r.l. o dei rispettivi titolari e sono protetti dalla normativa applicabile in materia di diritto d’autore, marchi e proprietà intellettuale.

È vietata la riproduzione, modifica, distribuzione, riutilizzo o sfruttamento dei contenuti del sito per finalità diverse da quelle consentite dalla legge o espressamente autorizzate da Administraced S.r.l.

Eventuali immagini, icone, marchi o contenuti riconducibili a terzi restano di proprietà dei rispettivi titolari.

23. Modifiche alla presente Privacy Policy

Administraced S.r.l. si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, anche in ragione di modifiche normative, aggiornamenti dei servizi offerti, variazioni tecniche del sito, introduzione di nuovi strumenti o modifica dei servizi digitali e basati su intelligenza artificiale.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina. In caso di modifiche rilevanti, Administraced S.r.l. potrà adottare ulteriori modalità di comunicazione agli utenti, ove necessario.

24. Contatti per l’esercizio dei diritti

Le richieste relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti possono essere inviate a:

Administraced S.r.l.
Sede legale: Viale Medaglie d’Oro, 59/A, 41124 Modena (MO)
Codice fiscale e Partita IVA: 03808420362
PEC: administraced@pec.it
Email: info@administraced.com
Telefono: +39 059 306035
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